El plan de negocios Mitos y Realidades

Escribir un plan de negocios no es tan complejo y aburrido como muchos piensan. Descubre aquí cómo elaborar un plan como los profesionales.

Si usted piensa que escribir un plan de negocios es una tarea complicada y hasta imposible, no se desanime; usted no es el único en esta situación.

Por ello, consultamos con los expertos quienes compartieron con Entrepreneur algunos tips prácticos para escribir un plan de negocios exitoso. Antes que nada, le recomendamos revisar -y hacer a un lado- los grandes mitosque rodean a la preparación de un plan de negocios. Después de ello, usted estará listo para poner manos a la obra.

Descartando los Mitos

Mito # 1: Los planes de negocio son aburridos. "Para nada", asegura Vicki L. Helmick, una consultora de negocios en Florida. "Si usted está entusiasmado con su negocio, deberá sentirse feliz de hacer un plan para que éste sea todo un éxito". Su plan de negocios es justamente el mecanismo que le permitirá articular su visión sobre lo que quiere lograr su compañía, a dónde se dirige y cómo va a llegar allí, para después delinear una estrategia que convierta sus metas en realidad.

Mito # 2: Los planes de negocio son complicados. Un buen plan de negocios no debe ser formal ni complejo, explica Helmick, pero deberá ser conciso y estar bien escrito. "Para un negocio simple, bastan dos o tres páginas", dice. "Incluso, puede escribir hasta 20 ó 30 páginas e incluir gráficas o tablas. La clave es que sea lo suficientemente claro como para marcarle una especie de mapa hacia dónde dirigir su negocio".

Mito # 3: No necesita ponerlo por escrito. Muchos empresarios que trabajan solos, no se toman la molestia de poner por escrito los planes de su empresa, pero tener toda la información en su cabeza no es suficiente. Además de que al tenerlo por escrito le será más fácil recordarlo, comprometerse a escribir un plan de negocios lo obligará a enfocarse cabalmente en cada paso a seguir en su proceso de crecimiento, considerar todas las consecuencias posibles y lidiar con los asuntos a los que preferiría ignorar. Así también, contar con un plan por escrito, le permitirá tener una mayor conciencia, no sólo sobre su negocio, sino sobre su desempeño como empresario. Después de todo, una vez que haya puesto su plan por escrito, se verá obligado a seguirlo cabalmente o, si no, a inventar una buena razón para hacer las cosas de un modo distinto. Finalmente, si usted tiene socios de negocios, un plan por escrito reducirá los riesgos de malentendidos o conflictos futuros.

Mito # 4: Sólo tiene que hacerlo una vez. Escribir un plan de negocios no es un asunto de una sóla vez en la vida. "No escriba un plan, se congratule por ello y luego lo eche en el olvido", advierte Helmick. Este deberá convertirse en una herramienta que le servirá para dirigir su compañía todos los días. Si usted busca obtener un préstamo de cualquier tipo, ya sea de una institución bancaria o de otros inversionistas posibles, necesitará mostrarles por escrito un plan consiso que demuestre la viabilidad de su negocio. Su plan deberá contener una proyección a futuro a, por lo menos, cinco años. "Bajo el paraguas del término "plan de negocios" usted necesita un plan a un año; uno a dos años y uno a cinco años", asegura Helmick.

"Cada año, asegúrese de actualizar sus planes y metas de modo que siempre mantenga una estrategia enfocada, tanto a largo como a corto plazo".

El Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo de un plan de negocios es una sinopsis de su plan. Aquí, deberá establecer claramente el concepto de su negocio, los puntos financieros básicos (proyecciones de venta y requerimientos de capital) así como el estatus actual de su compañía. Identifique también al dueño (o dueños), así como a cada persona que integra el personal clave del negocio y cómo cada uno contribuye a desempeño del mismo. Por ejemplo, puede que usted tenga experiencia previa en el manejo de negocios o bien que haya contratado a alguien con un impresionante currículum o buenas conexiones de negocios. Finalmente, establezca claramente lo que su compañía ha logrado hasta el momento presente. Aun una empresa pequeña puede listar sus logros, tales como registro de una patente, elaboración de un prototipo, resultados de una prueba de mercadotecnia, etc.

Descripción del Negocio
Primero que nada, estudie la industria en la que su negocio opera y el mercado al que se dirija. Después, describa a su compañía, incluyendo su estructura operativa (ventas al menudeo, mayoreo, manufactura o servicios); su situación legal (es una sociedad anónima, una cooperativa, una sociedad civil, etc.); su base de clientes, productos oservicios y métodos de distribución. Enfatice qué es lo que separa a su negocio de sus competidores y de otros jugadores en su industria.

Estrategias de Mercado
Defina el mercado en términos de tamaño, estructura, proyección de crecimiento, tendencias y potencial de ventas. Luego, estime la participación de mercado que -de manera realista- piensa tener; cómo fijará los precios, cómo piensa promover su producto y cómo va a distribuirlo, así como el rol que jugarán todos estos componentes en sus esfuerzos de mercadotecnia. Puede utilizar esta sección para definir su estrategia de mercadotecnia, o bien puede desarrollar un capítulo por separado y simplemente mencionarlo en esta sección. No importa cómo lo haga, necesitará un plan de mercadotecnia extenso que incluya sus estrategias de ventas, publicidad, relaciones públicas, promociones especiales y/ o actividades en pro de la comunidad. El plan deberá definir claramente lo que usted intenta hacer, incluyendo un presupuesto estimado para estas actividades, de modo que lo pueda revisar constantemente y hacer los ajustes necesarios.

Análisis de la Competencia
Identifique claramente a sus competidores actuales y futuros y analice sus fortalezas y debilidades. Comprenda las razones detrás de loséxitos y/ o fallas de los demás de modo que usted pueda afinar y detallar su propia estrategia mercadológica. Sea específico, detallado y brutalmente honesto; no deje que el exceso de optimismo haga parecer a su plan como un sueño imposible de realizar.

Planes de Diseño y Desarrollo
Describa el diseño de su producto y cómo será desarrollado en el contexto de la producción y el marketing. Si su compañía está basada en la comercialización de un producto nuevo, invención propia, incluya un plan de prueba o testeo, revisiones constantes y una evaluación final de lo más completa. Asegúrese de incluir en su presupuesto recursos para la compra demateriales, costos operativos y administrativos y servicios profesionales.

Planes Operativos y de Dirección
Demuestre cómo su negocio funcionará día a día. Quién será responsable de qué, cómo desempeñará cada quien sus funciones, y cuálesserán sus necesidades de capital y gastos. Demuestre que usted cuenta con los recursos necesarios (instalaciones, equipo, materiales y mano de obra) para operar como lo planea.

Componentes Financieros
Este punto es fundamental en su plan de negocios y deberá incluir un estado de ingresos y resultados y de flujo de efectivo. Estos reportes muestran una perspectiva histórica, así como una proyección hacia el futuro de su situación financiera.

Estrategias y Tips Prácticos
Escribir un plan de negocios no tiene que seguir necesariamente una secuencia lógica. Por ejemplo, cuando desarrolle una estrategia de mercadotecnia, necesitará también considerar sus propias finanzas, de modo que puede moverse libremente de una sección de su plan a otra antes de concluir. Cada sección de su plan deberá incluir sus metas y estrategias. Helmick recomienda fijar una meta a largo plazo y luego dividirla en pequeñas piezas que pueda manejar. "Puede decidir, por ejemplo, que en cinco años estará generando ingresos por US$ 2 millones", dice.

Ahora, deténgase un poco. ¿Cuál es la tasa de crecimiento más realista para su negocio? Si es 20 por ciento, entonces para llegara los US$ 2 millones en el año número 5, necesitará estar en US$ 1.6 millones en el año 4; US$ 1.3 millones en el 3, US$ 1millón en el año 2 y US$ 800,000 en el año de inicio. ¿Qué debe hacer para lograr alcanzar esa meta? ¿Cuántas unidades deberá vender y qué deberá hacer para venderlas? Divida esa meta a largo plazo en pequeñas metas a corto y mediano plazo, por semestre, trimestre, mes, semana e, incluso, diariamente. Luego, incorpore ese tipo de planeación en su plan de negocios. Los planes de negocios no deben escribirse en piedra y aun los mejores planes necesitan modificarse de acuerdo con las circunstancias que rodean a un negocio. Simplemente, asegúrese de estudiar bien esos cambios y determinar cómo un cambio en un área afectará al resto de su compañía. Por ejemplo, si usted cambia su producto, ¿cómo afectará esto el empaque del mismo? Si usted modifica su estrategia de mercadotecnia ¿necesitará ajustar su producción para satisfacer la creciente demanda? ¿Cómo impactarán dichos cambios su situación financiera?

Finalmente, Helmick advierte: utilice su plan de negocios para crear valor en su compañía. "Lleve a cabo este proceso como si estuvieraconstruyendo una compañía que pronto piensa vender", dice.

"Busque la forma de incrementar el valor de su empresa, ya sea a travésde la adquisición de activos, servicio al cliente o propiedad intelectual y luego, periódicamente, evalúe sus logros.

Puede que nunca tenga que vender su negocio, pero esta técnica le ayudará acrear una compañía sólida. Jacquelyn Lynn es una escritora free-lance que se especializa en asuntos denegocios, administración y mercadotecnia.

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